Wat is de toekomst van e-procurement?

De oorsprong van elektronisch aanbesteden

‍

Elektronisch aanbesteden (ook wel e-procurement genoemd) is het gebruik van internet of een netwerksysteem om de diensten of goederen aan te schaffen die een organisatie nodig heeft.

e-procurement werd voor het eerst ontwikkeld in de jaren 1980 na de invoering van elektronische gegevensuitwisseling (EDI) en veranderde de manier waarop bedrijven werken voorgoed. Dankzij EDI konden klanten en leveranciers voor het eerst elektronische documenten verzenden en ontvangen, waardoor fysieke uitwisseling niet meer nodig was en e-procurement kon gedijen.

In de decennia daarna is e-procurement natuurlijk geëvolueerd, met ontwikkelingen zoals webgebaseerde e-procurementoplossingen en de mogelijkheid om te integreren met bedrijfssystemen. Het is gemakkelijk te zien waarom e-procurement zich blijft ontwikkelen, omdat bedrijven meer zichtbaarheid, veiligheid en functionaliteit nodig hebben met hun e-procurementsystemen. Maar waar kunnen we verwachten dat e-procurement zich verder zal ontwikkelen? Laten we eens kijken.

‍

Trends en innovaties op het gebied van elektronisch aanbesteden

Laten we eens kijken naar de laatste trends en wat er in de toekomst in het verschiet kan liggen.

Gebruik van kunstmatige intelligentie en machine learning in inkoopprocessen

Kunstmatige intelligentie en machine learning hebben een wereldwijde impact op de bedrijfsvoering. Inkoopteams hebben het potentieel om complexere problemen sneller en effectiever op te lossen met behulp van AI en machine learning.

Bedrijven kunnen AI integreren in toepassingen voor het beheren van uitgavenanalyses, strategische inkoop en contractbeheer. Dit leidt tot betere organisatorische beslissingen omdat AI kan helpen bij leveranciersbeheer door gegevens over leveranciers vast te leggen en te analyseren. Door AI in te bouwen kunnen bedrijven ook profiteren van snelle inzichten die zonder de rol van AI moeilijk te verkrijgen zouden zijn. Dit is vooral nuttig in het offerteproces van een organisatie waar patronen in ingediende offertes en prestatiegegevens van leveranciers kunnen worden geanalyseerd.

Voor leveranciers kan AI helpen om de kwaliteit van ingediende offertes te verbeteren. Dit wordt gedaan door eventuele hiaten in voorstellen te analyseren en manieren voor te stellen om ze aan te pakken. Machine learning dat in e-procurementplatforms is geïntegreerd, kan de voorkeuren en gedragingen van een bedrijf in de loop van de tijd leren. Hierdoor kan het systeem automatisch aankopen doen of producten/diensten voorstellen op basis van de behoeften van de organisatie.

Het is dan ook duidelijk te zien hoe de rol van AI de manier waarop e-procurement werkt verandert. Uit de Deloitte Global 2021 Chief Procurement Officer Survey bleek dat de best presterende merken 4-5 keer meer kans hadden om geavanceerde analyse/visualisatie volledig te hebben geïmplementeerd en 10x meer kans hadden om robotische procesautomatisering (RPA) volledig te hebben geïmplementeerd. Uit het onderzoek bleek ook dat goed presterende merken volledig gebruik maakten van voorspellende analysemogelijkheden (12% tegenover 0% voor anderen) en 18x meer kans hadden om volledig gebruik te maken van AI/cognitieve mogelijkheden.

‍

De rol van voorspellende analyses bij het optimaliseren van inkoopbeslissingen

Predictive analytics is het proces van het analyseren en vervolgens gebruiken van gegevens om voorspellingen te doen. Door de mogelijkheid om trends/correlaties te lezen, kunnen deze systemen grote hoeveelheden gegevens analyseren en de waarschijnlijkheid voorspellen dat een bepaalde actie zal plaatsvinden, in de meeste gevallen beter dan een mens dat kan.

Voor inkoop helpt dit bij het optimaliseren van belangrijke gebieden binnen het bedrijf. Gebieden zoals risico (fraude opsporen), kosteneffectiviteit, waar inkopen en relatiebeheer.

Als het gaat om de digitale mogelijkheden die de meeste waarde opleveren voor bedrijven, wordt in de Deloitte Global 2021 Chief Procurement Officer Survey voorspellende analyse genoemd naast diagnostische analyse, visualisatie, RPA en AI. In een aparte studie van Deloitte uit 2022 zei 51% van de bedrijven dat ze bezig waren met het ontwikkelen of herontwikkelen van hun data, analytics en/of AI-strategie, wat duidt op een toenemende nadruk op dit gebied.

‍

Impact van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord inkopen

Duurzaamheid en hoe bedrijven zich gedragen staan al een tijdje in de schijnwerpers. Met de opkomst van e-inkoopsystemen wordt sociale verantwoordelijkheid bij inkoop nu nog meer onder de loep genomen.

Claims van leveranciers over maatschappelijke verantwoordelijkheid kunnen nu worden gecontroleerd en geverifieerd met behulp van e-procurement tools. Dit betekent dat organisaties twee keer moeten nadenken als ze gewaagde uitspraken doen.

Duurzaam inkopen is waarschijnlijk de toekomst. Dit is het proces dat milieu, bestuur en MVO samenbrengt in inkoopprocessen en besluitvorming. Verantwoordelijke bedrijven zullen gunstiger kijken naar leveranciers die ook maatschappelijk verantwoord ondernemen. Het verkleinen van de ecologische voetafdruk, het gebruik van ethisch ingekochte materialen en het verminderen van het energieverbruik zijn enkele manieren om dit te doen.

Het rapport The future of procurement van KPMG schetst een paar belangrijke gebieden als groeipad naar efficiënte en duurzamere inkoop. Het rapport omvat het creëren van transparantie bij inkoop door middel van AI en andere tools, voorspellende analyses om risico's te helpen identificeren, het focussen op leveranciersrelatiebeheer en het mede ontwikkelen van nieuwe benaderingen om innovatie te stimuleren.

‍

Invoering van blockchaintechnologie voor meer transparantie en veiligheid

Blockchain is een innovatieve technologie die een gedistribueerd grootboek aanlegt van elke transactie binnen een netwerk en het mogelijk maakt dat meerdere deelnemers tegelijkertijd toezicht houden. Op het gebied van inkoop biedt het een betrouwbaar middel om het traject van een product of transactie te volgen, vanaf de oorsprong tot de aankoop en uiteindelijke betaling, waarbij onderweg een hoge mate van veiligheid wordt gegarandeerd.

‍

Blijf op de hoogte van het nieuwste op het gebied van e-procurement

De toekomst van e-procurement verandert voortdurend. Op Unifiedpost Group houden we de trends nauwlettend in de gaten om de meest actuele informatie en adviezen te kunnen leveren.

Volg onze LinkedIn om regelmatig updates te ontvangen.